Geschäftsprozessoptimierung mit Process Mining

Geschäftsprozessoptimierung ganz klassisch

Die Geschäftsprozessanalyse galt viele Jahre als bevorzugtes Terrain von großen Beratungsunternehmen. Auch heute noch werden große Beratungsunternehmen beauftragt, wenn es um die Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen in den Unternehmen geht. Hierbei werden Heerscharen von Berater durch die Unternehmen zwecks Aufnahme der Geschäftsprozesse, sei es in Form von Interviews oder Durchsicht von Dokumentationsunterlagen, gejagt.  Dies kostet nicht nur Zeit sondern ist darüber hinaus sehr kostenintensiv und die Ergebnisse stoßen nicht immer auf die Akzeptanz der internen Mitarbeiter, die mit den von den Beratern vorgeschlagenen Änderungen der Geschäftsprozesse leben müssen.

Geschäftsprozessoptimierung mit Hilfe von Process-Mining Tools

Process Mining Tool unterstützen bei der Geschäftsprozessoptimierung.

Ergebniss einer Geschäftsprozessanalyse mit Process Mining.

Wäre es daher nicht einfacher, die Geschäftsprozessanalyse anhand der in den IT-Systemen gespeicherten Protokollinformationen vorzunehmen bzw. zu optimieren? Inzwischen hat auch das Marktforschungsinstitut Gartner erkannt, dass die Unternehmen ihre internen historischen Daten zur Analyse und Optimierung der eigenen Geschäftsprozesse heranziehen sollten. Dies kann mit Hilfe von Process Mining erfolgen.

Die Geschäftsprozessanalyse mit Process Mining Tools ist eine inzwischen bewährte Methode, mit der die realen Abläufe der internen Geschäftsprozesse anhand von historischen Daten abgebildet werden können. Hierbei handelt es sich nicht um eine aktuelle Momentanalyse, sondern alle Daten einer beliebigen historischen Periode können berücksichtigt werden. Dies wird nicht nur die interne Revision sondern auch der Wirtschaftsprüfer zu schätzen wissen. Beispielsweise können mit Hilfe von Process Mining die lückenlose Bearbeitung der in den Geschäftsprozessen vorhandenen Kontroll- und Genehmigungsverfahren nachgewiesen oder die Dauer bzw. die vollständige Abarbeitung einzelner Prozesse analysiert werden. Daher sollten entsprechende Analysen der Geschäftsprozesse regelmäßig durchgeführt oder von der internen Revision im Rahmen eines permanenten Audits überwacht werden.

Während mit den gängigen Tools aus dem Business Intelligence Bereich (BI) häufig nur bestimmte vorgegebene Fragestellungen beantwortet werden können und die BI-Tools umständlich angepasst werden müssen, eignet sich Process Mining insbesondere zur Beantwortung von flexiblen und prozessanalytischen Fragestellungen.

Der erste Einsatz von Process Mining gilt sicherlich der Geschäftsprozessoptimierung. Sei es, um die Geschäftsprozesse schlanker zu machen bzw. zu optimieren oder um Fehler in den Prozessen, die beispielsweise aufgrund von häufigen Kundenbeschwerden resultieren, zu beseitigen. In regelmäßigen Abständen treffen sich begeisterte Anhänger dieser Technologie, beispielsweise auf dem Process Mining Camp 2013 in Eindhoven.

Compliance Ready

Aufgrund der realen Darstellung der Prozessabläufe aus den Daten der Vergangenheit eignen sich die Process Mining Tools hervorragend dazu, einen Nachweis über die Einhaltung von Compliance Anforderungen zu liefern. Bei dem von uns eingesetzten Process Mining Tool DISCO von Fluxicon kann mit Hilfe von einfachen Schiebereglern die Genauigkeit der untersuchten Geschäftsprozesse eingestellt werden. Hiermit kann man sich zunächst anhand einer groben Darstellung den optimalen Prozess ansehen und anschließend die Darstellung verfeinern und hierbei ggf. erkennen, dass

  • Prozessschritte nicht eingehalten wurden,
  • Prozesse nicht zum Ende kommen oder
  • mehrfach durchlaufen wurden.

Hierbei kann sowohl die Anzahl als auch das relevante Geschäftsvolumen ermittelt werden. Insbesondere dann, wenn Genehmigungen oder Kontrollschritte übergangen werden, sollten die Geschäftsprozesse hinsichtlich ihrer Compliance Relevanz überprüft und korrigiert werden.

Die Prozessanalyse mit Process Mining Tools unterstützt Ihr Unternehmen also dabei, die Compliance Anforderungen zu beachten und die Geschäftsprozesse effizienter und effektiver zu gestalten. Hierdurch werden auch Ihre Kunden profitieren. Beispielsweise durch den Einsatz von Prozess Mining im Bereich des Bestellwesens, der Kundenhotline oder des Beschwerdemanagements.

Wir unterstützen Sie bei der Geschäftsprocessoptimierung

Mit Hilfe unseres leistungsfähigen Process Mining Tools DISCO von Fluxicon unterstützen wir Ihr Unternehmen gerne bei der Aufnahme und Analyse der Geschäftsprozesse. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein diesbezügliches Angebot. Auf unserer Kontaktseite finden Sie alle Möglichkeiten, mit uns in Kontakt zu treten.